Onlangs organiseerden we binnen de organisatie een kleine hackathon met één duidelijke missie: ontdekken hoe AI & AI Agents de Operations-afdeling kunnen ondersteunen.We keken hoe we terugkerende processen konden automatiseren om zo de interne efficiëntie te verhogen. De eindstand? Een mooie stap in het automatiseren van de urenregistratie. Waarom AI? Omdat het werk in de praktijk en de data verschillen per situatie. AI helpt om patronen te herkennen, uitzonderingen te zien en het juiste vervolg automatisch in gang te zetten.
Van start
We begonnen de dag met een gezamenlijke sessie onder het genot van een stukje gebak. Hierin stelden we het doel scherp: iets concreets opleveren dat Operations direct kan gebruiken. Daarna splitsten we ons in twee groepen: één met technische ervaring en één met minder technische deelnemers. Zo ontstond een waardevolle interactie tussen collega’s die de operationele processen door en door kennen en collega’s met IT- en AI-kennis.
Om het proces van urenregistratie te automatiseren hebben we met twee aspecten geëxperimenteerd. Zo hebben we de urenrapportages automatisch laten genereren en versturen naar de juiste mensen binnen Operations. AI helpt hier door ontbrekende of opvallende invoer te signaleren en de juiste herinnering te sturen.
Data echt benutten
In plaats van enkel urenregistraties te automatiseren, hebben we gekeken naar hoe we de onderliggende data beter kunnen benutten. Denk aan:
· Projectduur en voortgang: AI analyseert automatisch hoe lang projecten duren en waar knelpunten ontstaan. Dat geeft sneller en duidelijker inzicht.
· Automatische signalen: Het systeem maakt alerts bij aflopende contracten, ontbrekende uren of afwijkingen in de planning, en zet deze automatisch om in actiepunten in Trello. Zo hoeft niemand meer te zoeken wat de volgende stap is.
· Financiële matchingsprocessen: Bankafschrijvingen en -bijschrijvingen worden automatisch gekoppeld aan facturen, zodat het systeem zelfstandig kan signaleren welke facturen betaald of openstaand zijn. Bij twijfel kijkt er nog even iemand mee.
Het mooie is dat al deze processen zonder extra handwerk verlopen. Het systeem interpreteert de data en stuurt automatisch de juiste meldingen en inzichten naar de betrokken collega’s. We letten daarbij goed op privacy en duidelijkheid: alleen de noodzakelijke gegevens en heldere logging van acties.
Voor herhaling vatbaar!
De dag werd afgesloten met een demo van de resultaten en een concreet plan voor vervolgstappen. Het was inspirerend om te zien hoe AI-tools werden ingezet om snel nieuwe inzichten te genereren. De kruisbestuiving tussen de teams leverde niet alleen technische oplossingen op, maar ook nieuwe ideeën voor het structureel benutten van data in Operations.
Het resultaat? Een duidelijke stap richting datagedreven beslissingen en proactieve signalen binnen Operations. Een hackathon die zeker voor herhaling vatbaar is!